Política de Tratamiento de Datos

La protección de tus Datos Personales es muy importante para nosotros, lee atentamente esta Política y descubre por qué, cómo y cuándo procesamos tus Datos Personales

1.Acerca de nosotros

ORAFA S.A., titular de la marca Kevin's Joyeros ® es una compañía colombiana, con origen en 1980 en la ciudad de Bogotá D.C., especializada en la comercialización de artículos exclusivos de relojería y joyería.

Durante nuestra trayectoria hemos liderado la introducción de un innovador modelo de negocio centrado en la oferta de productos exclusivos, elegantes y de alta calidad a precios accesibles. Nuestro equipo se distingue por su entusiasmo, compromiso y profundo conocimiento de los diferentes productos y servicios, para brindar un servicio al cliente excepcional.

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales establece los lineamientos bajo los cuales ORAFA S.A. , dará tratamiento a los datos personales recolectados en ejercicio del giro ordinario de su negocio.

2.Marco legal

La presente Política da cumplimiento a lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, las cuales desarrollan el derecho constitucional de hábeas data y regulan la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia y supresión de datos personales.

3.Responsable del tratamiento de datos personales

La responsable del tratamiento de sus datos personales es ORAFA S.A., sociedad comercial con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C. e identificada con NIT. 830.048.328-9, la cual tiene los siguientes datos de contacto:
Dirección: Carrera 7 # 138 -33, local 220, en Bogotá D.C.
Correo electrónico: serviciopostventa@kevins.com.co
Teléfono: (601) 744 6044 - 3176682909

4.Definiciones

Autorización: Se refiere a la expresión del consentimiento previo, expreso e informado del Titular para que ORAFA S.A., o sus Encargados lleven a cabo el Tratamiento de los Datos Personales del titular.
Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales que realicen ORAFA S.A., o los Encargados del Tratamiento por cuenta de ORAFA S.A., tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Aviso de privacidad: Se trata del documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por ORAFA S.A., por el cual comunica al Titular de datos personales la información relativa a la existencia de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende efectuar.
Base de Datos: Consiste en un conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, e incluye archivos físicos y electrónicos. Las Bases de Datos de propiedad de ORAFA S.A., se detallan en la presente política.
Dato Personal: Según la ley 1581 de 2012, es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Público: Dato Personal calificado como público por la ley o la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público.
Dato Sensible: Dato Personal cuyo uso afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
Transferencia: Consiste en el envío de los Datos Personales a un receptor dentro o fuera del territorio de la República de Colombia que, a su vez, es responsable del Tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2012.
Transmisión Es la comunicación de los Datos Personales al Encargado del Tratamiento, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con la finalidad de la realización de un Tratamiento por el Encargado del Tratamiento por cuenta de ORAFA S.A.

5.Tratamiento al que serán sometidos los datos personales

Los datos personales de clientes, proveedores, contratistas, empleados, ex empleados, que se recojan y almacenen en nuestras bases de datos serán tratados con las siguientes finalidades:

Datos de Clientes:

Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y postcontractual, respecto de cualquiera de los productos o servicios ofrecidos.
Dar cumplimiento a la normatividad tributaria vigente, así como a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas.
Tratándose de pagos con tarjeta de crédito, el cliente autoriza a escanear el código de barras o QR de su documento de identificación, para efectos de validar la información del titular de la tarjeta. De este modo cumplimos con el requisito de seguridad en este tipo de transacciones, exigido por las redes que autorizan tal proceso: REDEBAN y CREDIBANCO. El código de barras o QR se utiliza también para validar que el nombre y número de identificación del comprador del producto o servicio, corresponde al que debe quedar en la factura electrónica. El tratamiento de datos de esta información es únicamente para efectos de los reportes exigidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Gestionar el envío y seguimiento de pedidos.
Gestionar la atención de peticiones, quejas, reclamos, solicitudes (PQRS), efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por la compañía, así como sus aliados comerciales.
Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual la compañía posea un vínculo contractual de cualquier índole.
Realizar a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, programación y prestación de servicio técnico, venta, compra, facturación, gestión de cartera, seguimiento al desempeño del producto, creación de estadísticas, recaudo, inteligencia de negocios, actividades de mercadeo, promoción o publicidad, mejoramiento del servicio, seguimiento al recaudo, verificación, consulta y control, habilitación de medios de pago, así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios actuales o futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y del objeto social de la empresa.
Dar a conocer, transferir y/o transmitir los datos personales dentro o fuera del país, a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera según la estrategia comercial de la compañía.
Gestionar el envío y recepción de mercancías o material publicitario de acuerdo a los requerimientos de las funciones demandadas y sostenibilidad de los negocios de la compañía.
Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades mediante la validación documental de identidad.
Robustecer los niveles de seguridad brindados a los visitantes o clientes, así como de los bienes que se encuentren en puntos de venta de la compañía o las instalaciones administrativas, mediante el uso de las imágenes e información recolectadas por sistemas de video vigilancia.

Datos de proveedores, contratistas, candidatos a empleo, empleados, ex empleados y visitantes:

Realizar análisis de riesgos, evaluaciones y selección de empleados, proveedores y/o contratistas potenciales.
Efectuar la comunicación de nuestras políticas y procedimientos para cualquier tipo de vinculación con la compañía.
Analizar la información sobre calidad y niveles de servicio recibidos.
Garantizar el cumplimiento legal en materia fiscal, de aduanas y comercial con entidades administrativas y judiciales.
Iniciar acuerdos de negocio para adquirir bienes o servicios y gestionar el pago de las respectivas contraprestaciones.
Efectuar labores de monitoreo, control y registro contable de las obligaciones contraídas.
Efectuar consultas, auditorías y revisiones derivadas de los diferentes contratos que sean suscritos.
Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades.
Efectuar análisis de riesgos y consultas de antecedentes de los visitantes a la sede administrativa.
Dar a conocer, transferir y/o transmitir los datos personales dentro o fuera del país, a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera según las estrategias de la compañía.
Robustecer los niveles de seguridad brindados a proveedores, contratistas, empleados, ex empleados y visitantes que se encuentren en puntos de venta de la compañía o las instalaciones administrativas, mediante el uso de las imágenes e información recolectadas por sistemas de video vigilancia.

Nota: Algunas de estas labores se realizan en cumplimiento de un deber legal y contractual y por tanto las finalidades del tratamiento de datos personales se entienden incluidas en tales regulaciones.

6.Identificación de las bases de datos y periodo de vigencia.

Base de datos comercial

Tipo de tratamiento: Recolección, actualización, conservación y transferencia de datos personales Mixto (Manual y automatizado).
Finalidad: Facturación, envío de respuestas a PQRS, comunicaciones comerciales, prospección comercial, newsletter, promociones y publicidad.
Periodo de vigencia: Vigencia de la sociedad ORAFA S.A.

Base de Datos Proveedores

Tipo de Tratamiento: Recolección, actualización, conservación y transferencia de datos personales.
Finalidad: Facturación, contratación, análisis de riesgos, evaluaciones y selección de proveedores y/o contratistas potenciales.
Periodo de vigencia: Retiro del contacto, duración de la relación contractual y deber legal.

Base de Datos Talento Humano

Tipo de Tratamiento: Recolección, actualización, conservación y transferencia de datos personales.
Finalidad: Análisis de riesgos, relación laboral, prestación de servicios, comunicaciones de ley al personal, acceso a beneficios por bienestar laboral.
Periodo de vigencia: Duración de la relación contractual, retiro del empleado y deber legal frente a exempleados.

Base de Datos videovigilancia e imágenes

Tipo de tratamiento: Recolección, actualización, conservación y transferencia de datos personales Mixto (Manual y automatizado).
Finalidad: Las imágenes e información recolectadas, pueden ser utilizadas para fines de seguridad de las personas (visitantes, clientes, proveedores, contratistas o empleados) y/o bienes que se encuentren en las instalaciones administrativas y puntos de venta de la compañía. Dicha información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso interno, así como ante cualquier tipo de autoridad administrativa o judicial. La compañía también podrá efectuar la toma de imágenes fotográficas de empleados para su reconocimiento en temas administrativos, medios de difusión, contenidos corporativos, web interna y/o externa, y demás afines.
Periodo de vigencia: Vigencia de la sociedad ORAFA S.A.

Limitamos el acceso a las bases de datos expresamente a los trabajadores dentro de nuestra compañía que la necesitan por razones del giro ordinario de negocio. Además, hemos instruido a nuestros colaboradores para la aplicación de prácticas contra la divulgación o uso no autorizado de dicha información. También exigimos que los terceros que prestan servicios para nosotros y puedan tener acceso a la información de los titulares (como proveedores del sitio web, servicio al cliente, recogida de datos, almacenamiento, servicios de información y proveedores de correo) compartan nuestro compromiso con el mantenimiento de su privacidad y el cumplimiento con los requisitos de confidencialidad de nuestra empresa y los establecidos en la ley. Bajo ninguna circunstancia vendemos información de los diferentes titulares a ninguna compañía externa.

7.Derechos de los titulares.

Los Titulares de los Datos Personales registrados en las Bases de Datos de ORAFA S.A., tienen los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Estos derechos los podrán ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la Autorización otorgada a ORAFA S.A., salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales por ORAFA S.A., o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Mediante reclamo presentado conforme al Art. 15 de la Ley 1581 de 2012, puede solicitar la revocatoria de la autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o en cualquier momento siempre que el titular no tenga el deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de ORAFA S.A., y de acuerdo con el procedimiento señalado en la presente Política.
Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles. Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles del titular o sobre datos de niñas, niños y/o adolescentes.

8.Procedimiento de consultas y reclamos.

Para la atención de solicitudes de consulta y/o reclamos relacionados con el Tratamiento de Datos Personales ORAFA S.A., garantiza que existen medios de comunicación electrónica y telefónica. Los datos para el ejercicio de los derechos son:

Dirección: Carrera 7 # 138 -33, local 220, en Bogotá D.C.
Correo electrónico: serviciopostventa@kevins.com.co
Teléfono: (601) 744 6044 - 317 6682909

ORAFA S.A., garantiza el derecho de Consulta, suministrando a las personas que actúen en ejercicio de este derecho, toda la información contenida en su registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

El responsable de atender las solicitudes en ejercicio de los derechos por parte de los titulares será el área de ATENCIÓN AL CLIENTE o la dependencia que haga sus veces, como la persona que recibe, procesa y canaliza las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia ya mencionadas encargadas del tratamiento, dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entrarán a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de Consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Así mismo garantizamos el derecho de Reclamo, a las bases de datos para la corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables. El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:

Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, tal como, la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al reclamante dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si por alguna circunstancia ORAFA S.A. recibe un reclamo dirigido a otra organización, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al reclamante.
Recibida la reclamación de forma completa, incluirá en la base de datos que mantiene ORAFA S.A., una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reglas especiales para el ejercicio de los derechos de los titulares: La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por ORAFA S.A., señalados en el respectivo aviso de privacidad o en este documento, y contener como mínimo la siguiente información:

El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.
Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su representante.
La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
ORAFA S.A., tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de este que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados.

Supresión De Datos: El titular tiene el derecho en todo momento a solicitar a ORAFA S.A., la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por ORAFA S.A.

9.Transferencia Internacional de Datos Personales.

Cuando se envíen o transfieran datos a otro país siempre deberá contar con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, es presupuesto necesario la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales.

Dicha transferencia de los datos personales se realiza únicamente a terceros con quien ORAFA S.A., tenga vínculo contractual, comercial y/o legal.

10.Vigencia y actualización de las políticas.

La presente Política rige a partir del 01 de Noviembre de 2013. El término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales por los clientes y/o usuarios se entiende por la vigencia de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de: La web kevins.com.co, Correo electrónico enviado a los titulares, para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de avisos abiertos en el sitio web.